Integritetspolicy

1.Om policyn och vårt ansvar

Den här policyn förklarar vilka personuppgifter Aliado Technologies AB ("Aliado", "vi" eller "oss") behandlar, varför vi gör det, hur länge uppgifterna sparas, vilka de kan delas med och vilka rättigheter du har.

När du besöker aliado.se, kontaktar oss, använder vår AI-assistent, företräder en kund eller blir kontaktad i vår företagsförsäljning är Aliado personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs här.

När Aliados assistent används på en kunds webbplats är kunden normalt personuppgiftsansvarig, Aliado personuppgiftsbiträde och Svea AI underbiträde. Då ska du i första hand läsa kundens integritetspolicy och kontakta kunden om du vill utöva dina rättigheter.

2.Vilka personuppgifter vi behandlar

När du besöker webbplatsen

Vi kan behandla IP-adress, tidpunkt, besökta sidor, hänvisande sida, enhets- och webbläsarinformation samt tekniska säkerhetsuppgifter. Uppgifterna används för att leverera, skydda, felsöka och förbättra webbplatsen. IP-adresser kan förekomma i kortlivade drift- och säkerhetsloggar hos våra teknikleverantörer.

När du bokar en demo eller skickar en förfrågan

Vi behandlar namn, företagsnamn, telefonnummer, e-postadress, meddelande och övriga uppgifter som du själv lämnar. Namn, företagsnamn, telefonnummer och e-postadress är obligatoriska i bokningsformuläret. Utan dem kan formuläret inte skickas och vi kan inte återkomma.

När du använder AI-assistenten

Vi behandlar det du skriver eller laddar upp, till exempel frågor, kontaktuppgifter och bilder. Dessutom behandlas tekniska uppgifter som samtals-id, tidpunkt, kanal, sidans adress, enhetstyp och säkerhetsuppgifter.

Svenska personnummer och samordningsnummer samt vissa betalnings- och kontonummer maskeras automatiskt innan text sparas eller skickas vidare för svarsgenerering. Maskeringen minskar risken men innebär inte att all känslig information alltid kan upptäckas. Lämna därför inte känsliga personuppgifter, kortuppgifter, kontouppgifter eller uppgifter om andra personer om det inte är nödvändigt.

När du är kund eller kontaktperson hos en kund

Vi behandlar exempelvis namn, företagsnamn, roll, kontaktuppgifter, avtals- och kontouppgifter, supporthistorik, faktureringsuppgifter och uppgifter som behövs för leverans och uppföljning av tjänsten.

När vi kontaktar företag i försäljningssyfte

Vi kan hämta företags- och kontaktuppgifter från offentliga företagsregister och kommersiella företagsdatabaser. Det kan vara företagsnamn, organisationsnummer, kontaktperson, befattning, telefonnummer och e-postadress. Vi kan även anlita svenska mötesbokare för den första kontakten.

Om vi använder uppgifter för att kontakta dig lämnar vi information om denna policy senast vid den första kontakten. Om företaget avböjer raderar vi kontaktuppgifterna direkt och använder dem inte för fortsatt bearbetning. Om en kundrelation uppstår hanteras uppgifterna som kunduppgifter.

3.Varför vi behandlar uppgifterna och rättslig grund

• Webbplats, drift och säkerhet. Vi behandlar tekniska uppgifter för att tillhandahålla en säker och fungerande webbplats, förebygga missbruk och felsöka. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av en säker och tillförlitlig tjänst.
• Förfrågningar, demo och försäljning. Vi använder uppgifterna för att återkomma, visa och förklara Aliado, lämna offert eller erbjudande, följa upp förfrågan och sälja tjänsten. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar och bedriva försäljning. När du själv begär åtgärder inför ett avtal som du personligen ska vara part i kan behandlingen i stället vara nödvändig för att vidta åtgärder före avtal.
• AI-assistent och kundservice. Vi behandlar chattinnehåll och tekniska uppgifter för att besvara frågor, skapa och lämna över ett kundärende, ge support samt upptäcka fel och missbruk. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att ge information, service och en säker tjänst.
• Kundrelation. Vi behandlar kund- och kontaktuppgifter för avtal, konto, leverans, support, fakturering och uppföljning. Rättslig grund är avtal när den registrerade själv är avtalspart, och annars vårt berättigade intresse av att administrera och fullgöra avtalet med det företag personen företräder.
• Bokföring. Vi behandlar fakturor, betalningsunderlag och annan räkenskapsinformation för att uppfylla bokföringslagens krav. Rättslig grund är rättslig förpliktelse.
• Uppsökande B2B-försäljning. Vi behandlar relevanta företagskontakters uppgifter för att identifiera och kontakta svenska företag som kan ha nytta av Aliados tjänster. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att bedriva proportionerlig företagsförsäljning. Du kan när som helst invända.
• Marknadsföring till kunder. Befintliga kunder och deras kontaktpersoner kan få relevanta nyheter och erbjudanden om Aliados egna tjänster. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att informera om våra tjänster. Varje elektroniskt utskick innehåller en enkel och kostnadsfri möjlighet att tacka nej. Om samtycke krävs enligt marknadsföringsreglerna inhämtar vi det innan utskick.

4.AI, automatiserad analys och beslut

AI-assistenten kan automatiskt analysera, kategorisera och sammanfatta meddelanden samt bedöma hur brådskande ett ärende verkar vara. Analysen används för att skapa svar och underlätta hantering och uppföljning.

Aliado fattar inte beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad. Uppgifterna används inte för att träna allmänna AI-modeller och blandas inte mellan olika kunder.

5.Vilka vi delar uppgifterna med

Vi delar bara uppgifter när det behövs för ändamålen ovan. Mottagare kan vara:

• Svea AI Technology AB, som bygger och driftar webbplatsen och behandlar uppgifter i AI-assistenten för vår räkning.
• AI- och molnleverantörer, bland annat Anthropic för svarsgenerering samt Google Cloud/Firebase för lagring, drift och hosting. OpenAI kan användas för indexering och sökning i Aliados kunskapsunderlag men tar enligt den nuvarande lösningen inte emot besökares chattmeddelanden.
• Teknik- och kommunikationsleverantörer, bland annat Cloudflare för trafik och säkerhet, Resend för e-post, Bosbec för sms, Formspree för bokningsformulär, one.com för domän- och e-postinfrastruktur samt Google Workspace/Gmail för e-posthantering.
• Ekonomi och administration, bland annat Visma Spiris och Aliados redovisningsbyrå för fakturering, bokföring och ekonomiadministration.
• Svenska mötesbokare, när de kontaktar företag för Aliados räkning. De behandlar uppgifterna i Sverige enligt våra instruktioner.

Leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning får bara använda dem enligt våra instruktioner och tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal. Vi säljer inte kund- eller kontaktuppgifter och lämnar inte ut dem till andra för deras egen marknadsföring.

Vi kan också lämna ut uppgifter om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

6.Behandling utanför EU/EES

Den primära lagringen för AI-assistenten sker i Sverige. Säkerhetskopior lagras i Finland. Vid varje meddelande till AI-assistenten skickas meddelandet, relevanta delar av kunskapsunderlaget och eventuella bilder till Anthropic för svarsgenerering, vilket kan innebära behandling i USA. Även Cloudflare, Resend, Formspree och Googles tjänster kan innebära behandling eller åtkomst från USA eller andra länder utanför EU/EES.

Sådana överföringar sker med stöd av EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för mottagare som omfattas av EU-U.S. Data Privacy Framework, eller med EU-kommissionens standardavtalsklausuler och vid behov kompletterande skyddsåtgärder. Du kan kontakta info@aliado.se om du vill veta vilket överföringsstöd som används i ett visst fall eller få information om tillämpliga skyddsåtgärder.

7.Hur länge vi sparar uppgifterna

• Bokningsformulär via Formspree: uppgifter som inte leder till en kundrelation raderas senast 12 månader efter den senaste kontakten. Formspree är inställt på 12 månaders lagring.
• Kontakter i uppsökande försäljning: sparas bara under den aktiva säljkontakten. Om företaget tackar nej raderas uppgifterna direkt. Om en kundrelation uppstår gäller tiderna för kunduppgifter.
• Chattar och uppladdade bilder i AI-assistenten: raderas efter 90 dagars inaktivitet. Förfrågningar eller kontaktärenden som skapas genom assistenten sparas i högst 24 månader efter den senaste kontakten om ingen kundrelation uppstår.
• Förslag baserade på frågor som assistenten inte kunde besvara: sparas i högst 12 månader. Länkar som skickats via e-post eller sms sparas i högst 30 dagar.
• Kunduppgifter som inte är räkenskapsinformation: sparas normalt i 24 månader efter att kundrelationen har upphört, om uppgifterna inte behövs längre för ett pågående ärende eller rättsligt anspråk.
• Räkenskapsinformation: sparas till och med utgången av det sjunde året efter det kalenderår då det aktuella räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen.

Vi kan behöva spara vissa uppgifter längre om det krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. När uppgifter inte längre behövs raderas eller anonymiseras de.

8.Cookies och liknande teknik

aliado.se och AI-assistenten använder inte cookies eller liknande teknik för statistik, analys eller marknadsföring. Bokningsformuläret skickas till Formspree först när du själv skickar formuläret.

När du själv öppnar och använder AI-assistenten kan den använda lokal lagring och sessionslagring som är strikt nödvändig för att hålla ihop chatten, skydda tjänsten mot missbruk och komma ihåg nödvändiga inställningar under besöket. Sådan nödvändig lagring kräver inte samtycke.

9.Dina rättigheter

Du har, beroende på omständigheterna och vilken rättslig grund som används, rätt att:

• Få tillgång: begära besked om vi behandlar personuppgifter om dig och få en kopia av uppgifterna.
• Få fel rättade: begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigeras.
• Få uppgifter raderade: begära radering när uppgifterna inte längre behövs eller behandlingen annars saknar laglig grund. Rätten gäller inte när vi måste spara uppgifter enligt lag.
• Begränsa behandling: begära att användningen av uppgifterna begränsas i vissa situationer.
• Invända: invända mot behandling som bygger på berättigat intresse. Om du invänder mot direktmarknadsföring upphör den behandlingen utan dröjsmål.
• Dataportabilitet: i vissa fall få uppgifter som du själv lämnat i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format när behandlingen grundas på samtycke eller avtal och sker automatiserat.
• Återkalla samtycke: när behandling grundas på samtycke kan du återkalla det när som helst. Återkallelsen påverkar inte behandling som redan skett lagligt.

Kontakta info@aliado.se för att använda dina rättigheter. Vi kan behöva kontrollera din identitet och svarar normalt inom en månad.

10.Klagomål och kontakt

Om du har frågor eller synpunkter på hur vi behandlar personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på info@aliado.se.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Mer information finns på www.imy.se.

11.Säkerhet och ändringar

Vi använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som åtkomstbegränsning, loggning, maskering av vissa identifierings- och betalningsuppgifter samt avtal och instruktioner till leverantörer. Ingen digital överföring eller lagring är helt riskfri, men vi arbetar löpande för att anpassa skyddet till riskerna.

Vi kan uppdatera policyn när vår behandling eller lagstiftningen förändras. Den senaste versionen finns alltid på aliado.se och datumet högst upp visar när policyn senast ändrades. Om en ändring är väsentlig informerar vi på lämpligt sätt innan den börjar gälla.